domingo, 4 de octubre de 2009

NORMA 3394
ELABOPRACION DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

ELABORACION DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

ACTA

Documento en que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

TITULO

Toda acta debe llevar el nombre de un grupo

PÁGINAS SUBSIGUIENTES: El encabezado se sitúa a 3cm del borde superior contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial y se identifica con el nombre de la reunión y en el margen derecho se escribe el número de la página así

Reunión de Consejo Académico Acta 002.

PRESENTACIÓN

Las actas se pueden presentar en hojas sueltas pero con membrete, se redactan en tiempo pasado, tampoco debe tener errores técnicos ni de puntuación y la copia debe de ser impecable sin borrones.

Denominación del documento y número: Después del título a tres interlineas se ubica la palabra ACTA en mayúsculas sostenida centrada así. ACTA 001

FECHA

Contra el margen izquierdo a tres interlineas se escribe la palabra Fecha en seguida de dos puntos: ciudad Día mes y año separado por coma asi

FECHA: Líbano, 15 de septiembre de 2009

HORA: contra el margen izquierdo a tres interlineas de la fecha se digita la palabra

HORA afrente se anota la hora de inicio y finalización de la reunión

HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas

.LUGAR

Contra el margen izquierdo a dos interlineas de la hora se anota LUGAR sitio de la reunión LUGAR: Rectoría

ASISTENTES

Contra el margen izquierdo a dos interlineas se escribe la palabra ASISTENTES de estos se escribe el nombre con mayúscula inicial y sus cargos correspondientes

ASISTENTE: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, presidente.

INVITADOS

Continuación de la lista de los asistentes a dos interlineas se anota la palabra INVITADOS los nombres se escriben con mayúscula inicial interlineación sencilla.

AUSENTES Contra el margen izquierdo se anota la palabra ausente si los hay a dos interlineas es conveniente indicar si la ausencia es justificada

AUSENTES: Pedro Noriega R secretario (con justificación)

Javier Suárez Q Delgado (sin justificación)

ORDEN DEL DIA

Contra el margen izquierdo a tres interlineas se escribe en mayúscula sostenida ORDEN DEL DIA a dos interlineas del margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión con mayúscula inicial.

Contra el margen izquierdo a tres interlineas con mayúsculas sostenidas se escribe DESARROLLO a dos interlineas se escribe el primer tema.

FIRMA RESPONSABLES

Toda acta debe levar firma de los responsables

Aspectos generales toda acta expresa lo tratado en las reuniones sin describir detalles los párrafos deben ser concisos y claros.

En caso de ACTA REGISTRADA se escribe nombre de la persona de acuerdo a los estatutos como secretario

Firma presidente, secretario, revisor, fiscal

ACTA NO REGISTRADA

Es preciso quedar constancia del nombre quien preside la reunión o actúa como secretario

Resumen de compromiso: en el cual se consignen acciones responsables de la misma fecha límite de compromiso.

Anexo: en una reunión presentan documentos para presentar información a dos interlinea de los firmantes contra el margen izquierdo se escribe anexo cantidad y numero de hojas

Anexo: 5 (Cinco hojas).


ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES CON BASE EN LAS NORMAS ICONTEC



Para la elaboración de comunicaciones oficiales se debe tener en cuenta lo estipulado en las normas Icontec

Los memorandos, cartas y circulares se deben elaborar en Arial 11


CIRCULARES NORMA 3234


Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.


De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:


CIRCULAR INTERNA O GENERAL


CIRCULARES EXTERNAS O CARTA CIRCULAR


CIRCULAR INTERNA O GENERAL:


Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.


CIRCULARES EXTERNAS O CARTA CIRCULAR:


Comunicaciones con el mismo texto para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otra información de carácter general.





EJEMPLO DE CIRCULARES

POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

CIRCULAR

10210201-089

Medellín, 6 de septiembre de 2004

PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

Asunto: Directriz sobre el manejo electrónico de las circulares

Con el fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos Institucionales, se informa que a partir de la fecha el procedimiento para la elaboración, envío y difusión de las CIRCULARES en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, será el siguiente:

Elaborar la circular en el formato Icontec NTC 3234 bloque extremo, conforme a la Guía de Procesos y Procedimientos del Archivo

Utilizar letra Arial Tamaño 11, interlineado sencillo

Revisar redacción y ortografía

Archivar electrónicamente en la carpeta circulares generales o reglamentarias.

Radicar dos circulares y dejar el original en el Archivo Central

Poner en el texto electrónico el radicado, la fecha y la palabra firmado sobre el nombre

Sacar 34 copias en media carta, cuando el tamaño del texto lo permita y enviarlas a la Oficina Asesora de Comunicaciones para ponerlas en las 35 carteleras estratégicamente ubicadas en la Institución, con el fin de informar a los funcionarios que no tienen acceso al computador

Copiar el texto y pegarlo en el cuerpo del mensaje del correo electrónico, para garantizar así la lectura en todos los computadores. No enviarlo como anexo

Enviar electrónicamente la circular a dependencias y/o empleados, docentes

Leer periódicamente el correo electrónico y/o cartelera

Mantener respaldos de información actualizados

Informar verbalmente, sin imprimir el contenido de las circulares a los empleados de la dependencia

Eliminar cada año la carpeta de circulares generales y dejar las reglamentarias vigentes como documentos de apoyo

Acatar las instrucciones anteriores.

Cordialmente

Firmado Firmado

MARIA ELENA VILLEGAS LONDOÑO IVÁN ECHEVERRI VALENCIA

Coordinadora Archivo y Correspondencia Secretario General