ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES CON BASE EN LAS NORMAS ICONTEC

Para la elaboración de comunicaciones oficiales se debe tener en cuenta lo estipulado en las normas Icontec

Los memorandos, cartas y circulares se deben elaborar en Arial 11

CIRCULARES NORMA 3234

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:

CIRCULAR INTERNA O GENERAL

CIRCULARES EXTERNAS O CARTA CIRCULAR

CIRCULAR INTERNA O GENERAL:

Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

CIRCULARES EXTERNAS O CARTA CIRCULAR:

Comunicaciones con el mismo texto para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otra información de carácter general.

EJEMPLO DE CIRCULARES

POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

CIRCULAR

10210201-089

Medellín, 6 de septiembre de 2004

PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

Asunto: Directriz sobre el manejo electrónico de las circulares

Con el fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos Institucionales, se informa que a partir de la fecha el procedimiento para la elaboración, envío y difusión de las CIRCULARES en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, será el siguiente:

• Elaborar la circular en el formato Icontec NTC 3234 bloque extremo, conforme a la Guía de Procesos y Procedimientos del Archivo

• Utilizar letra Arial Tamaño 11, interlineado sencillo

• Revisar redacción y ortografía

• Archivar electrónicamente en la carpeta circulares generales o reglamentarias.

• Radicar dos circulares y dejar el original en el Archivo Central

• Poner en el texto electrónico el radicado, la fecha y la palabra firmado sobre el nombre

• Sacar 34 copias en media carta, cuando el tamaño del texto lo permita y enviarlas a la Oficina Asesora de Comunicaciones para ponerlas en las 35 carteleras estratégicamente ubicadas en la Institución, con el fin de informar a los funcionarios que no tienen acceso al computador

• Copiar el texto y pegarlo en el cuerpo del mensaje del correo electrónico, para garantizar así la lectura en todos los computadores. No enviarlo como anexo

• Enviar electrónicamente la circular a dependencias y/o empleados, docentes

• Leer periódicamente el correo electrónico y/o cartelera

• Mantener respaldos de información actualizados

• Informar verbalmente, sin imprimir el contenido de las circulares a los empleados de la dependencia

• Eliminar cada año la carpeta de circulares generales y dejar las reglamentarias vigentes como documentos de apoyo

• Acatar las instrucciones anteriores.

Cordialmente

Firmado Firmado

MARIA ELENA VILLEGAS LONDOÑO IVÁN ECHEVERRI VALENCIA

Coordinadora Archivo y Correspondencia Secretario General